INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA
Gminnego Centrum Kultury
w Gorzycach

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 17/GCKG/2017
Dyrektora Gminnego Centrum Kultury w Gorzycach
z dnia 21.12.2017 r.
Dyrektora Gminnego Centrum Kultury w Gorzycach
z dnia 21.12.2017 r.
Postanowienia ogólne
1. Jednostka stosuje zasady inwentaryzacji, określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r.,
o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U z 2017 r., poz. 2342 z późn. zm.), uzupełnione postanowieniami niniejszej instrukcji oraz zasadami wynikającymi z obowiązującego w jednostce planu kont
2. Inwentaryzacja polega na
3. udokumentowaniu inwentaryzacji i jej wyników oraz wycenie składników, jeżeli mają wyraz ilościowy,
4. ustaleniu różnic stwierdzonych między stanem rzeczywistym a stanem księgowym
5. wyjaśnieniu różnic z podaniem ich przyczyn,
6. dostosowaniu danych wynikających z ewidencji księgowej do danych rzeczywistych,
7. rozliczeniu osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych z powierzonego im mienia,
8. ocenie przydatności inwentaryzowanych składników oraz realności ich stanu księgowego,
9.podjęciu decyzji w sprawie stwierdzonych różnic pomiędzy stanem księgowym, a stanem faktycznym (i wyeliminowanie, jeżeli jest to możliwe, przyczyn je powodujących),
10. rozliczeniu różnic w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.
11.Na bieżąco, przed inwentaryzacją należy dokonać likwidacji (kasacji) tych składników majątkowych, które zostały zniszczone, zużyte, ewentualnie z innych przyczyn stały się bezużyteczne.
Formy i metody inwentaryzacji
1. W jednostce stosuje się następujące formy inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątku:
-inwentaryzację okresową,
-inwentaryzację zdawczo-odbiorczą
-inwentaryzację doraźną.
-inwentaryzację okresową, w tym roczną przeprowadza się zgodnie z postanowieniami
o rachunkowości.
-inwentaryzację zdawczo-odbiorczą przeprowadza się na okoliczność zmiany osób materialnie odpowiedzialnych. Po spełnieniu określonych warunków może ona być uznana za inwentaryzację okresową, w tym również roczną.
2. Okolicznościami wymagającymi dokonania inwentaryzacji doraźnej mogą być:
-wypadki losowe (pożar, powódź, zalanie lub kradzież z włamaniem),
-kontrola i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych zwykle w terminach niezapowiedzianych,
-kontrola zewnętrzna, a zwłaszcza kontrola skarbowa, likwidacja jednostki lub jej część, w tym likwidacja stanowiska.
3. Metody inwentaryzacji obejmują:
-inwentaryzację pełną - polegającą na ustaleniu na dany moment stanu wszystkich aktywów
i pasywów,
-inwentaryzację ciągłą - polegającą na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu aktywów
i pasywów,
-inwentaryzację uproszczoną - polegającą na ustalaniu stanu faktycznego w sposób pośredni poprzez wykorzystanie metod zastępczych np. pomiar, szacunek, porównanie weryfikacyjne.
4. Inwentaryzację ciągłą można przeprowadzać pod warunkiem
-zachowania cyklu ustalonego w ustawie o rachunkowości,
-objęcia inwentaryzacją składników danego rodzaju,
-prowadzenia dla obejmowanych nią składników ewidencji ilościowo-wartościowej, w przypadku prowadzenia jej tylko wartościowo - obejmowania nią na dany dzień całego konkretnego pola spisowego.
5. Inwentaryzacja uproszczona może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie wywrą istotnego negatywnego wpływu na zapewnienie prawidłowego, jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Do typowych składników inwentaryzowanych metodą uproszczoną należy między innymi opał.
Techniki inwentaryzacyjne i ich przedmiotowy zakres
1. Inwentaryzacji stanu aktywów, pasywów i innych składników dokonuje się w drodze
-spisu z natury,
-uzgodnienia sald z bankami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami jednostki,
-porównania stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów oraz ewentualnej weryfikacji danych ewidencyjnych.
2. W drodze spisu z natury ustala się stan następujących składników aktywów:
- znajdujących się w kasach krajowych i zagranicznych środków pieniężnych,
- akcji, obligacji, czeków, weksli, bonów i innych papierów wartościowych
- środków trwałych własnych i obcych znajdujących się w eksploatacji, w zapasie, przekazanych do likwidacji lub nieczynnych, z wyłączeniem gruntów oraz środków trwałych trudno dostępnych oglądowi,
- maszyn i urządzeń stanowiących element środków trwałych w budowie,
- rzeczowych składników aktywów obrotowych oraz innych składników, w tym objętych jedynie ewidencją ilościową (na kontach pozabilansowych) a także obcych.
3 Uzgodnienie stanów składników majątkowych (aktywów), źródeł ich pochodzenia (pasywów) oraz pozostałych sald, w formie uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń poprawności wykazanych w księgach rachunkowych danych na określony dzień, odnosi się do:
- środków pieniężnych wyrażonych w złotych polskich i w walutach obcych, a także lokat pieniężnych znajdujących się na rozrachunkach bankowych, jak również stanów kredytów
i pożyczek zaciągniętych w bankach,
- rozrachunków (należności) oraz pożyczek, z wyłączeniem rozrachunków publicznoprawnych, rozrachunków z osobami nieprowadzącymi ksiąg, a w tym z pracownikami, oraz należności spornych i wątpliwych,
- powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych oraz innych znajdujących się poza jednostką z wyjątkiem przekazanych do przechowywania wyspecjalizowanym firmom, przewoźnikom lub poczcie (do wysłania).
4. W drodze porównania z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji sald (stanów) wynikających
z ewidencji księgowej inwentaryzuje się następujące aktywa i pasywa oraz inne składniki:
- grunty oraz trudno dostępne oglądowi środki trwałe,
- prawo wieczystego użytkowania gruntu,
- wartości niematerialne i prawne, udziały w obcych jednostkach,
- należności sporne i wątpliwe,
- rozrachunki o charakterze publicznoprawnym,
- rozrachunki z pracownikami,
- rozliczenia międzyokresowe kosztów oraz przychodów,
- kapitały, fundusze i rezerwy,
- środki trwałe w budowie, z wyjątkiem stanowiących ich element maszyn i urządzeń,ulepszenia w obcych środkach trwałych oraz stany remontów w toku,
- przychody przyszłych okresów, a także wszystkie pozostałe nie wymienione wyżej składniki aktywów i pasywów, w tym również wszystkich zobowiązań.
- Inwentaryzacji w drodze porównania z dokumentacją oraz weryfikacji podlegają również stany aktywów i pasywów, których nie udało się lub nie było obowiązku zinwentaryzować za pomocą spisu
z natury lub potwierdzenia sald.
Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji
1. Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach:
- na ostatni dzień roku obrotowego - metodą spisu z natury:
- zapasów towarów i materiałów objętych ewidencją ilościowo-wartościową,
- środków pieniężnych (z wyjątkiem środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, ponieważ są one inwentaryzowane poprzez potwierdzenie sald), w tym: gotówki w kasie, czeków,
- materiałów, towarów i produktów odpisanych w koszty w momencie zakupu lub wytworzenia,
- zasobów majątkowych tj. środków trwałych, wyposażenia będącego w ewidencji pozabilansowej, środków trwałych w budowie (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów, które inwentaryzowane są drogą weryfikacji) - raz na cztery lata.
2. Inwentaryzację rozpocząć można w ciągu IV kwartału i zakończyć do 15 styczna roku następnego,
- w drodze uzyskania potwierdzenia salda:
- środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,
- należności, z wyjątkiem tytułów publicznoprawnych, spornych, należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz innych aktywów
i pasywów, o ile przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe,
- pożyczek i kredytów,
- własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom,
3. w drodze weryfikacji
- gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
- należności spornych i wątpliwych,
- należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,
- należności i zobowiązań wobec pracowników,
- inwestycji rozpoczętych,
- wartości niematerialnych i prawnych,
- udziałów w obcych podmiotach,
- funduszy specjalnych,
- zobowiązań i rezerw,
- przychodów przyszłych okresów,
- aktywów i pasywów ewidencjonowanych na kontach pozabilansowych (np. zobowiązania warunkowe),
4. Poza wymienionymi terminami inwentaryzację należy przeprowadzić również
- na dzień zakończenia działalności jednostki,w odniesieniu do wszystkich składników aktywów
i pasywów,
- na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub upadłości, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów,
- w przypadku połączenia lub podziału jednostek, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów,
- w dowolnym czasie na podstawie decyzji dyrektora jednostki lub organu stanowiącego,
w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów,
- w dowolnym czasie w razie zmian osobowych na stanowiskach pracy obciążonych odpowiedzialnością materialną, w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych jednostki,
- w razie powstania szkody lub okoliczności nadzwyczajnych, w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych jednostki,
- zgodnie z planem inwentaryzacji,
- według zarządzenia inspektora kontroli skarbowej.
Etapy prac inwentaryzacyjnych
1. Prace związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji realizowane są w następujących etapach:
a) etap I - przygotowanie,
b) etap II - przeprowadzenie,
c) etap III - rozliczenie.
1. Etap I - etap przygotowania - obejmuje:
2. opracowanie planu i harmonogramu określającego zakres, przedmiot, terminy inwentaryzacji,
3. wydanie zarządzenia wewnętrznego o przeprowadzeniu inwentaryzacji,
4. powołanie organów i osób wyznaczonych do przeprowadzenia inwentaryzacji, w tym: komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, kontrolerów spisowych, innych niezbędnych specjalistów (np. rzeczoznawców),
5. odpowiednie przygotowanie pól spisowych,
6. przygotowanie i uzupełnienie dokumentacji księgowej,
7. odpowiednie przeszkolenie członków zespołów inwentaryzacyjnych,*.
8. przygotowanie druków, formularzy inwentaryzacyjnych.
Etap II - etap przeprowadzenia - obejmuje:
a) wydanie arkuszy spisowych,
b) zebranie wstępnych i końcowych oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych,
c) rzetelne i poprawne przeprowadzenie inwentaryzacji, w tym prawidłowe wypełnianie arkuszy, poprawianie błędów, sporządzenie protokołów,
d) wysyłanie wniosków o potwierdzenie sald,
e) dokonanie weryfikacji aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją w drodze spisu z natury lub uzgodnienia sald,
f) sporządzenie protokołów i sprawozdań z przeprowadzenia inwentaryzacji wraz z wnioskami poinwentaryzacyjnymi i przekazanie do komisji inwentaryzacyjnej,
g) przekazanie protokołów i sprawozdań wraz z dokumentami (arkusze spisu, oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie) do księgowości celem wyceny i rozliczenia; rozliczenie się
z pobranych arkuszy spisowych.
Etap III - etap rozliczenia - obejmuje:
a) kontrolę poprawności sporządzonych dokumentów inwentaryzacyjnych (np. arkuszy spisowych, protokołów),
b) przeprowadzenie ewentualnej inwentaryzacji powtórnej lub uzupełniającej (np. z udziałem rzeczoznawców),
c) wycenę składników i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
d) wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych,
e) wysunięcie wniosków odnośnie do kompensaty niedoborów i nadwyżek oraz ubytków naturalnych,
f) analizę, uwzględnienie wyjaśnień i wniosków osób odpowiedzialnych oraz innych okoliczności przez komisję inwentaryzacyjną
g) opracowanie przez komisję inwentaryzacyjną protokołów z inwentaryzacji, uwzględniających różnice inwentaryzacyjne wraz z wnioskami na temat ich rozliczenia,
h) podjęcie decyzji przez kierownika jednostki w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
i) ujęcie w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych stosownie do treści decyzji kierownika jednostki.
Organizacja inwentaryzacji
1. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje dyrektor jednostki na wniosek głównego księgowego. Nie może nim być główny księgowy ani inny pracownik działu finansowo-księgowego.
2. Komisję inwentaryzacyjną powołuje dyrektor jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w składzie co najmniej dwóch osób, pracowników jednostki posiadających odpowiednie kwalifikacje.
3. Komisja inwentaryzacyjna może być powołana na czas nieokreślony.
4. W celu sprawnego przeprowadzania spisu z natury powołuje się zespoły spisowe spośród pracowników jednostki. Zespół spisowy musi się składać co najmniej z dwóch osób, przy czym mogą to być osoby odpowiedzialne za spisane składniki majątku. Skład zespołów spisowych ustala
w zarządzeniu, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, dyrektor jednostki.
5. W czasie inwentaryzacji nie powinno mieć miejsca wydawanie i przyjmowanie w polu spisowym składników majątkowych, z wyjątkiem przypadków szczególnych. W tych sytuacjach należy odpowiednio oznaczyć ruchy takich składników, a także dokonać odpowiednich adnotacji w arkuszach spisowych, zapewniających rzetelne rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.
Uprawnienia i obowiązki przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej|
1.Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy w szczególności:
- stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz
w sprawie zmian i uzupełnień w ich składzie,
- ustalenie czynności dla członków komisji,
- przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych,
- ustalenie terminów rozpoczęcia i zakończenia prac inwentaryzacyjnych - opracowanie planu inwentaryzacji,
- organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych składników majątku oraz pozostałych składników bilansowych, a także dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie,
- prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania,
- skompletowanie wszystkich protokołów inwentaryzacyjnych, sporządzonych dla składników bilansowych inwentaryzowanych innymi metodami niż spis z natury,
2. Stawianie uzasadnionych wniosków w sprawie:
- zmiany terminu inwentaryzacji,
- inwentaryzowania niektórych składników na podstawie obliczeń lub szacunku,
- przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób uproszczony,
- przeprowadzenia spisów uzupełniających lub powtórnych,
- kontrolowanie przygotowań do spisów oraz przebiegu spisów z natury,
- kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych arkuszy inwentaryzacyjnych i innych dokumentów z inwentaryzacji,
- dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień odnośnie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie,
- ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków
w sprawie ich rozliczenia,
- przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych.
3. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może część czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej poprzez udzielenie upoważnienia na piśmie. Nie zwalnia to go jednak od odpowiedzialności za prawidłowe i terminowe wykonanie inwentaryzacji.
Obowiązki zespołu spisowego
Do obowiązków zespołu spisowego należy:
1. zapoznanie się z instrukcją inwentaryzacji oraz z przepisami o prowadzeniu spisu z natury,
2. zaopatrzenie się w arkusze spisowe i inne potrzebne druki,
3. poinformowanie kierownika jednostki i osoby materialnie odpowiedzialnej o zarządzeniu inwentaryzacji w określonym terminie,
4. skompletowanie od tych osób oświadczeń przedremanentowych, stwierdzających między innymi, że:
- dokumentacja placówki jest aktualna i kompletna,
- wszystkie dowody zostały przekazane do księgowości,
- wszystkie składniki majątkowe znajdują się w danej placówce lub w innych wskazanych miejscach,
- nie występują, lub występują, okoliczności, które mogą mieć wpływ na wyniki spisu i wyliczenia końcowe,
5. ustalenie kolejności spisu składników majątku,
6. sprawdzenie przyrządów pomiarowych pod względem użyteczności, sprawności i posiadania aktualnej legalizacji urzędowej,
7. zorganizowanie pracy w ten sposób, aby normalna działalność jednostki nie została zakłócona,
8. terminowe przeprowadzenie spisu z natury na wyznaczonym polu spisowym,
9. terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych oraz informacji o wszelkich, stwierdzonych w toku spisu, nieprawidłowościach,
10. przedstawienie sprawozdania z przebiegu spisu z natury.
Arkusze spisowe
1. Arkusze spisowe traktuje się jako druki ścisłego zarachowania i wydaje zespołom spisowym, po uprzednim ponumerowaniu i zaparafowaniu przez upoważnioną osobę, z komórki księgowości za pokwitowaniem odbioru, do rozliczenia po zakończeniu spisów.
2. W arkuszach spisowych zespół spisowy wpisuje istotne informacje, a w szczególności
a) na każdej karcie spisu:
- określenie objętego inwentaryzacją pola spisowego oraz rodzaju inwentaryzacji,
- nazwiska, imiona i podpisy osób materialnie odpowiedzialnych, członków zespołów spisowych oraz innych osób uczestniczących w spisie,
- datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia spisów,
b) w każdej pozycji spisu:
- cechy spisywanych składników umożliwiające ich identyfikację,
- ilość poszczególnych składników,
- adnotacje, na której pozycji spis zakończono oraz inne informacje np. dotyczące ruchu w czasie inwentaryzacji (przyjmowania lub wydawania składników).
3. Wpisu do arkuszy należy dokonać bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości spisu.
4. Błędy popełnione w arkuszach spisu można poprawić wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu lub liczby) tak, aby pozostał on czytelny, a następnie wpisaniu obok zapisu poprawnego. Poprawka błędu powinna być potwierdzona podpisem osoby dokonującej spisu z natury. Natomiast błędy powstałe np. przy wycenie arkuszy powinny być poprawione i podpisane przez osoby, którym powierzono wykonanie tej czynności.
5. Dokonywanie poprawek winno znaleźć swoje odbicie w protokole opisowym z przebiegu inwentaryzacji, w którym należy zamieścić uwagę odnośnie dokonanej poprawki: pozycja spisowa, powód dokonania poprawki, przez kogo.
6. Arkusze spisowe powinny zawierać co najmniej:
- nazwę jednostki i pola spisowego (pieczęć)
- numer arkusza,
- skład komisji inwentaryzacyjnej, osób materialnie odpowiedzialnych lub innych osób uczestniczących w spisie (imiona, nazwiska i podpisy ),
- datę (godzinę) rozpoczęcia i zakończenia spisu, tj. datę i godzinę rzeczywistego rozpoczęcia i zakończenia w danym dniu spisu,
- datę na jaką przypada termin spisu,
- dane dotyczące spisywanych składników (numer kolejny, symbol indeksu, nazwa, jednostka miary, ilość stwierdzona w czasie spisu),
- podsumowanie arkusza.
7. Arkusze spisowe sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej
w trzech. Oryginał otrzymuje księgowość, a kopie osoba materialnie odpowiedzialna, w której obecności winny być spisane wszystkie składniki majątkowe.
8. Dane do arkuszy spisowych wpisuje się w sposób trwały. Zarówno arkusze spisowe, jak i materiały pomocnicze powstałe w czasie spisu (arkusze obliczeń technicznych) oraz oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych traktowane są jako dowody księgowe.
9. Zespoły spisowe zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkuszy spisowych, z wyjątkiem ceny i wartości, które podaje w czasie wyceny pracownik księgowości.
10. W arkuszach nie powinno zostawać wolnych - niewypełnionych wierszy. Należy je wykreślić.
11. Spis z natury może być prowadzony jednocześnie na kilku oddzielnych arkuszach spisowych, do których wpisuje się np.:
a) własne składniki pełnowartościowe,
b) własne składniki niepełnowartościowe (zbędne, nieprzydatne, uszkodzone),
c) obce składniki pełnowartościowe i niepełnowartościowe zamieszczając odpowiednie uwagi.
12. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu
- środków trwałych,
- składników majątkowych obcych,
- składników majątkowych niepełnowartościowych, uszkodzonych, zepsutych lub takich, których wartość uległa z innymi przyczyn obniżeniu ( nie dotyczy środków trwałych).
13. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisu należy umieścić klauzulę:
„Spis zakończono na pozycji x”.
14. Nie spisuje się na jednym arkuszu spisowym składników majątkowych powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym.
Inwentaryzacja techniką spisu z natury
1. Spis z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku polega na ustaleniu rzeczywistej ich ilości i wpisaniu do arkusza spisu z natury.
2. Rzeczywistą ilość spisu z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku ustala się przez przeliczenie, zważenie lub zmierzenie.
3. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za stan składników majątku objętych spisem, składa zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz przekazane do działu księgowości.
4. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku. Osoba materialnie odpowiedzialna może wskazać inną osobę zastępującą ją podczas spisu.
5. Jeżeli osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna podczas spisu i nie wyznaczyła innej osoby, wówczas zespół spisowy musi składać się co najmniej z trzech osób.
6. W przypadku zmiany osób materialnie odpowiedzialnych należy zapewnić zarówno osobom przekazującym, jak i przejmującym składniki mienia możliwość uczestniczenia w czynnościach polegających na ustalaniu stanu oraz wpisywaniu tego stanu do arkusza spisowego.
Inwentaryzacja techniką uzgodnienia sald
1. Metoda uzgadniania sald to potwierdzenie stanów księgowych aktywów drogą otrzymania potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
2. Termin potwierdzenia sald to termin na ostatni dzień roku obrotowego, przy czym inwentaryzację można rozpocząć w ciągu IV kwartału, a skończyć do 15 stycznia roku następnego.
3. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia sald, sporządza się protokół zbiorczy z potwierdzenia sald.
4. Formularz potwierdzenia salda powinien zawierać:
- kwotę salda,
- wskazanie strony „WN” lub „MA”
- pieczątkę zakładu i podpisy osób upoważnionych (głównego księgowego).
- Nie przewiduje się tzw. milczącego potwierdzenia salda.
Inwentaryzacja techniką porównania stanów ewidencyjnych z dokumentacją
1. Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach, kartotekach operacyjnych oraz doprowadzenia ich do realnej wartości.
2. Celem weryfikacji jest:
- ustalenie istnienia określonych składników majątku i źródeł ich pochodzenia,
- stwierdzenie realnej wartości tych składników,
- stwierdzenie kompletności ich ujęcia.
3. Rozliczenie i ujęcie w księgach skutków inwentaryzacji ma nastąpić w tym roku obrotowym, na jaki przypadł termin inwentaryzacji.
4. Wyniki inwentaryzacji potwierdzone muszą być na piśmie w formie protokołu weryfikacji podpisanego przez osoby dokonujące tej inwentaryzacji, zaakceptowanego przez kierownika jednostki.
Dopuszczalne uproszczenia inwentaryzacji
W wyjątkowych przypadkach, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, dopuszcza się zatwierdzone przez dyrektora jednostki uproszczenia inwentaryzacji.
 Uproszczenia te polegają na:
1. zastąpieniu spisów z natury porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem w naturze, co odnosi się do składników objętych jedynie ewidencją ilościową, zapasów obcych oraz materiałów bibliotecznych,
2. zastąpieniu pełnego spisu spisem wyrywkowym, co może mieć miejsce w przypadku konieczności przeprowadzenia kontroli majątku (przy podejrzeniu kradzieży lub nadużyć).
3. Uproszczona inwentaryzacja jest stosowana:
- w środkach trwałych o charakterze wyposażenia - polega na porównaniu stanu wynikającego z ewidencji księgowań ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic ilościowych,
- w środkach trwałych o charakterze wyposażenia wydanych pracownikom do stałego używania - polega na sporządzeniu na dzień inwentaryzacji wykazu wydanych pracownikom przedmiotów
w oparciu o dowody i ewidencję oraz uzyskaniu potwierdzenia zgodności przez pracownika,
- w stosunku do książek znajdujących się na stanie, przez wyrywkowe porównanie zapisów ze stanem rzeczywistym; powinno to być potwierdzone podpisami osób przeprowadzających porównanie.
Ustalenie, weryfikacja i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.
1. Wycena składników majątku dokonywana jest przez księgowego bądź przez inną osobę przez niego wskazaną na piśmie, przy współudziale przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej bezpośrednio na arkuszach spisowych. Wycena ta ma za zadanie porównanie stanu ewidencyjnego (księgowego)
i rzeczywistego stwierdzonego w wyniku inwentaryzacji.
2. Wyceny na potrzeby rozliczenia inwentaryzacji dokonuje się przez przemnożenie spisanych na arkuszach ilości przez stosowaną w księgowości jednostki cenę. Wycena ta jest dokonywana bezpośrednio na potrzeby rozliczenia inwentaryzacji, w tym osób odpowiedzialnych materialnie.
3. Po dokonaniu wyceny zainwentaryzowanych składników ustala się różnice inwentaryzacyjne
w drodze porównania stanów z natury ze stanami ewidencyjnymi. Dla składników ewidencjonowanych ilościowo i wartościowo lub tylko ilościowo podstawą ustalenia różnic inwentaryzacyjnych są rozbieżności ilościowe, natomiast dla składników ewidencjonowanych tylko wartościowo ustala się różnice w wartości dotyczącej całego pola spisowego.
4. Ilościowo-wartościowe różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w zestawieniach zbiorczych spisów
z natury lub w zestawieniach różnic inwentaryzacyjnych, zapewniających możliwość:
- powiązania poszczególnych pozycji arkuszy spisowych z odpowiednimi pozycjami zestawień różnic inwentaryzacyjnych,
- ustalenia łącznej wartości niedoborów i nadwyżek z podziałem na pola spisowe i konta analityczne.
5. Ustalone różnice mogą wystąpić jako:
- niedobór objętych inwentaryzacją składników majątku - jeżeli ich stan rzeczywisty ustalony
w drodze spisu z natury jest niższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej,
- nadwyżka objętych inwentaryzacją składników majątku - jeżeli ich stan rzeczywisty ustalony
w drodze spisu z natury jest wyższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej,
- szkody - jeżeli następuje całkowita lub częściowa utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanych składników majątku.
6. Końcowym etapem prac interwencyjnych jest rozliczenie powstałych różnic w oparciu o wyjaśnienia dotyczące przyczyn powstania niedoborów i nadwyżek.
7. Każdorazowo decyzję w sprawie księgowego ujęcia różnic inwentaryzacyjnych, ujęcia w koszty, przychody lub obciążenia osób winnych za niedobory podejmuje dyrektor jednostki na podstawie wniosków komisji zawartych w protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
8. Różnice wynikają z następujących przyczyn.
- pomyłek w ewidencji dotyczącej wpisania złej jednostki miary, niewłaściwej ilości wydanego składnika,
- błędów podczas spisu z natury, np. pomyłek w ilości spisanych składników, przeoczenia niektórych asortymentów,
- niewłaściwych zapisów w ewidencji księgowej,
- braku księgowań protokołów zniszczeń i dokumentów likwidacji.
9. Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne w zależności od przyczyn ich powstania rozlicza się w księgach rachunkowych jako
- niedobory lub nadwyżki,
- niedobory lub nadwyżki podlegające kompensacie,
- niedobory i szkody zawinione,
- niedobory i szkody niezawinione,
- ubytki naturalne.
10. Ubytki naturalne stanowią niedobory mieszczące się w granicach ustalonych norm dopuszczalnego zmniejszenia ilości, wskutek fizykochemicznych właściwości określonych składników.
11. Ubytki naturalne oraz niezawinione niedobory i szkody, po uwzględnieniu kompensat odnoszone są
w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, a nadwyżki składników aktywów obrotowych - na dobro pozostałych przychodów operacyjnych.
12. Księgowania związane z rozliczaniem różnic inwentaryzacyjnych dokonywane są na podstawie decyzji dyrektora jednostki podjętej na wniosek komisji inwentaryzacyjnej, zaopiniowanej przez głównego księgowego.
13. Niedobory składników majątku objętych ewidencją ilościowo-wartościową mogą być kompensowane nadwyżkami tych składników majątku, stwierdzonymi na podstawie tego samego spisu z natury. Kompensaty dokonuje się, jeżeli spełnione są jednocześnie następujące warunki:
- niedobór i nadwyżka wystąpiły w tym samym okresie i ujawnione zostały w tym samym spisie
z natury,
- niedobór i nadwyżka dotyczą składników majątku powierzonych tej samej osobie materialnie odpowiedzialnej,
- niedobory powstały w podobnych asortymentach inwentaryzowanych składników majątku tj.
o tej samej nazwie, zbliżonych właściwościach lub podobnym wyglądzie.
14. Decyzję w sprawie uznania niedoboru (szkody) składników majątku za zawiniony, bądź niezawiniony podejmuje dyrektor jednostki, przyjmując za podstawę wyniki postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego w związku z niedoborem. Jeżeli przyczyny powstania niedoboru (szkody) nie są znane, wówczas traktuje się go jako niedobór niezawiniony.
15. Decyzję o obciążeniu równowartością niedoboru (szkody) osoby odpowiedzialnej za powierzone jej składniki majątku objęte inwentaryzacją, podejmuje dyrektor jednostki, który ustala wysokość roszczenia od tej osoby.
16. Równowartość roszczenia określa się w wielkości uznanej za zawinioną. Zwykle wartość ta ustalana jest na poziomie ceny rynkowej. W szczególnych przypadkach wymagających uzasadnienia wartość ta może być niższa od ceny rynkowej lub ustalona w kwocie stwierdzonego niedoboru.
Przechowywanie dokumentów inwentaryzacyjnych
1. Podstawowe dokumenty inwentaryzacyjne obejmują:
- zarządzenie dyrektora jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury,
- plan inwentaryzacji (harmonogram),
- arkusze spisowe,
- oświadczenia wstępne osób materialnie odpowiedzialnych,
- oświadczenia po zakończonym spisie z natury osób materialnie odpowiedzialnych,
- sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury,
- potwierdzenia sald należności,
- protokół z przeprowadzonej weryfikacji.
- Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez okres 5 lat w siedzibie jednostki, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zbiory dokumentów inwentaryzacji rocznej oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowym lat.
- Dokumenty z inwentaryzacji rocznej i sprawozdania roczne należy archiwizować oddzielnie za każdy kolejny rok.
OFERTA WYKONAWCY
Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim.